Seit fast anderthalb Jahren prüft die Verwaltung der Heckengäugemeinde, wie sie die Sitzungsunterlagen für den Gemeinderat digitalisieren könnte.
Mönsheim - Die Mönsheimer Räte sind sich im Grunde einig: Die umfangreichen Unterlagen für Gemeinderatssitzungen sollen nicht mehr auf Papier ausgedruckt und zugesandt, sondern digital auf Tablet-PCs zur Verfügung gestellt werden. Das schont Ressourcen und eine ganze Menge Zeit. Denn im Rathaus ist eine Mitarbeiterin vor den Sitzungen gut einen halben Tag lang damit beschäftigt, die Papierstapel mit den Unterlagen für die Gemeinderäte zusammenzustellen. Diese werden dann in dicken Kuverts verschickt.
Darüber hatte der Bürgermeister Thomas Fritsch schon im Januar vergangenen Jahres berichtet und für die Einführung einer digitalen Version der Unterlagen plädiert. Trotz so mancher Vorbehalte kam aus den Reihen der Räte ein einstimmiges und positives Signal.
Zwei unterschiedliche Angebote
Bald eineinhalb Jahre sind seitdem vergangen. Mittlerweile liegen zwei unterschiedliche Angebote vor, die in der jüngsten Gemeinderatssitzung diskutiert wurden. Gemeinsam haben beide Varianten, dass die Unterlagen abgesichert in digitaler Form zur Verfügung gestellt werden und mit mobilen Endgeräten angezeigt werden können. Die Firma „Web Contact“ aus Straubenhardt, die schon den Internetauftritt der Gemeinde betreut, will die Internetseite für rund 2000 Euro so ertüchtigen, dass die Sitzungsunterlagen dort hochgeladen werden können. Hingegen bietet die Firma Sternberg aus Bielefeld eine komplette Sitzungs-App (iRICH) an, die beispielsweise schon der Nachbar Friolzheim im Einsatz hat und die auch Verwaltungs- und Abstimmungsprozesse erlaubt. Die Basisversion des Programms kostet 11 700 Euro. Hinzu kommen jährliche Folgekosten von rund 1600 Euro.
„Erhalten wir mehr Daten über die Sitzungs-App?“, fragte Joachim Baumgärtner (Bürgerliste) kritisch nach deren Vorteilen. Auch Fraktionskollegin Simone Reusch störte sich an den Mehrkosten der App. „Der Vorteil gegenüber dem einfachen Upload ist: Man kann sich in der App mit anderen Gemeinderäten austauschen und die Unterlagen besser verwalten“, erklärte der Kämmerer Andreas Scheytt. Bei dem Angebot von „Web Contact“ könne lediglich heruntergeladen werden. In der App sei zudem ein Sitzungsdienst mit Teilnehmerlisten hinterlegt, der die Verwaltung entlaste, merkte Bürgermeister Thomas Fritsch an.
Online-Austausch mit Nachbargemeinde möglich
Schnell wurde in der Diskussion noch ein weiterer Vorteil des Managementsystems deutlich: Da die Nachbargemeinde Friolzheim das System bereits im Einsatz hat, könnten Unterlagen auch für die regelmäßigen Verbandsversammlungen für das gemeinsame Gewerbegebiet Heckengäu interkommunal ausgetauscht werden.
Zudem trifft es sich gut, dass auch Wimsheim und Wurmberg derzeit überlegen, ihre Unterlagen zu digitalisieren. So hat nach Aussage von Bürgermeister Thomas Fritsch auch der Wimsheimer Schultes Mario Weisbrich Kontakt zur Firma Sternberg aufgenommen. Mit Wimsheim und Wurmberg gibt es ebenfalls Verbandsversammlungen (Gruppenklärwerk, Schulverband Platte). Zudem gebe es möglicherweise bei den teuren Schulungen Einsparpotenzial, wenn alle drei Gemeinden gleichzeitig auf die Sitzungs-App umstellten, so Fritsch. „Ein konkretes Angebot liegt jedoch noch nicht vor.“ Die Entscheidung über das neue Sitzungssystem wurde deshalb vertagt, bis Wimsheim und Wurmberg so weit sind.